Privacy Policy

Mind OT (“we”, “us” or “our”) respects your privacy and understands that the information you share with us may be personal and sensitive. 

This Privacy Policy explains how Mind OT collects, uses, stores and shares personal and health information in accordance with the Privacy Act 1988 (Cth) and the Australian Privacy Principles (APPs). As an
Occupational Therapy provider, Mind OT also complies with relevant professional, ethical and regulatory requirements. 

1. Information We Collect

Mind OT only collects information that is reasonably necessary to provide Occupational Therapy services and operate our practice. 

Depending on the services you receive, this may include: 

  • your name, date of birth and contact details; 

  • NDIS, funding, invoicing and payment information; 

  • details of your guardian, nominee, family members, carers or other supports; 

  • information about your health, disability, diagnoses, medications, functional abilities, support needs and goals; 

  • referral information and relevant medical or health history; 

  • clinical notes, assessments, reports and other Occupational Therapy records; 

  • information provided by other health professionals, support providers, family members, guardians or referrers; 

  • correspondence and other information relevant to providing services to you; and 

  • information provided through our website or enquiry forms. 

Our website may also collect general technical information, such as IP address, browser information and website usage data. 

2. How We Collect Information

Where possible, we collect information directly from you. Information may also be provided by, or collected from, other people involved in your care or support, such as your guardian, family, Support
Coordinator, Recovery Coach, health professionals, support providers or referrer. Where required, we will seek your consent before obtaining information from or exchanging information with other people
or services. 

3. Why We Collect and Use Your Information

We may use your information to: 

  • provide Occupational Therapy assessment and intervention; 

  • understand your needs, circumstances and goals; 

  • prepare clinical notes, assessments, reports and recommendations; 

  • plan and review your services; 

  • communicate and work collaboratively with people involved in your care and support; 

  • arrange appointments and communicate with you; 

  • manage invoicing and NDIS-related administration; 

  • maintain appropriate clinical and business records; and 

  • meet our professional, legal and regulatory responsibilities. 

4. Sharing Your Information

Your personal and health information will only be shared with your consent, except where disclosure is required or permitted by law. 

With your consent, Mind OT may share relevant information with people involved in your care and support, including family or guardians, Support Coordinators, health professionals, support providers, plan
managers and the NDIA. 

You can change or withdraw your consent at any time. 

5. Storage and Security

Mind OT takes reasonable steps to protect your personal and health information from loss, misuse and unauthorised access, modification or disclosure. 

Information may be stored electronically using secure practice management, email, document storage and other business systems. Access is limited to people who require the information for legitimate 

clinical, administrative or business purposes and who are required to maintain confidentiality. 

Clinical and business records are retained for the period required by applicable legal, professional and regulatory requirements and securely destroyed or deleted when they are no longer required. 

6. Technology and Artificial Intelligence

Mind OT may use secure digital and artificial intelligence (AI) assisted tools to support clinical documentation and administrative tasks. This may include assisting with the preparation, 

transcription, organisation or drafting of clinical information. 

AI does not replace the Occupational Therapist's professional judgement or clinical assessment. AI-assisted clinical documentation is reviewed by the Occupational Therapist before it is relied upon or 

included in your clinical record. 

Mind OT takes steps to minimise the personal information used with AI-assisted tools. Direct identifying information, such as your name, date of birth, address and contact details, will not be 

entered into external AI tools. Clinical information will be de-identified as far as reasonably possible before AI-assisted technology is used. 

You can choose not to have AI-assisted technology used in relation to your information. This will not affect your ability to receive Occupational Therapy services from Mind OT. 

7. Third-Party Service Providers

Mind OT may use third-party providers to support the operation of the practice, including practice management software, secure email and document storage, accounting and invoicing systems, 

electronic forms and website hosting. 

Where these providers handle personal information, Mind OT takes reasonable steps to use services with appropriate privacy and security protections. Where providers store or process data overseas, we takereasonable steps to ensure compliance with APP 8 and that comparable or higher privacy protections apply. 

Mind OT does not sell or trade your personal information.

8. Website, Cookies and Analytics

Our website may use cookies and analytics tools to understand website use and improve functionality. 

Information collected may include IP address, browser type, device information and general website usage information. 

You can disable cookies through your browser settings, although some website functions may be affected. 

Any personal information you provide through the Mind OT website will be handled in accordance with this Privacy Policy. 

9. Data Breaches

If a suspected privacy or data breach occurs, Mind OT will assess and respond to the breach and take appropriate steps to reduce potential harm. 

Where a data breach is likely to result in serious harm and notification is required under the Notifiable Data Breaches Scheme, Mind OT will notify affected individuals and the Office of the Australian 

Information Commissioner (OAIC) as required. 

10. Privacy Concerns or Complaints

If you have a question, concern or complaint about how your personal information has been handled, 

please contact: 

Mind OT​

Katie de Zeeuw – Occupational Therapist​

Email: katie@mind-ot.com.au​

Website: www.mind-ot.com.au

We will take privacy concerns seriously and aim to respond in a timely and respectful manner. 

If you are not satisfied with our response, you may contact the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC). 

11. Changes to This Privacy Policy

Mind OT may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes to our services, technology or legal and professional requirements. 

The current version will be available on the Mind OT website. 

Last updated: August 2026